Jeder Beschäftigte einer Schule muss eine Vielzahl an Vorgaben, Abläufen und Rechtsvorschriften beachten. Der Zugriff darauf ist häufig schwierig, da die Dokumente an verschiedenen Orten digital, ältere ggf. noch in Papierform, zugänglich sind.
Zudem existieren häufig verschiedene Dokumentstrukturen und Zugriffsrechte nebeneinander. Aktualität und Überblick gehen verloren.

• die Entwicklung/ Aktualisierung von Aktenplänen für das pädagogische Netz und ggf. Verwaltungsnetz unter Berücksichtigung des Datenschutzes,
• die Zusammenführung aller Dokumente von unterschiedlichen Datenträgern in eine elektronische Akte (eAkte),
• der Einsatz von FAQs, die eine intuitive, schnelle Suche auf die vorhandenen Informationen und Strukturen ermöglichen.

• die vorhandenen Strukturen der Dokumentenverwaltung,
• die Zuständigkeiten für die Dokumentpflege,
• die vorhandenen Medien (APPs, Dokumente, Datenbanken, …),
• die Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende.

• eine schulweit einheitliche digitale Aktenstruktur (eAkte/ Hybridakte) für das Systemwissen der Schule, die Anforderungen an prozessorientiertes Arbeiten mitdenkt,
• eine FAQ-basierte „Suchmaschine“, die Basisinformationen bereitstellt, prozessorientiertes Arbeiten unterstützt und den direkten Zugriff auf Prozessbeschreibungen, Vordrucke, Checklisten, andere Apps etc. ermöglicht,
• Lösungen auf der Basis bereits vorhandener Software, ggf. Einsatz erprobter FAQ-Freeware mit Einbindung in das vorhandene System,
• Verzicht auf kostenintensive Dokument-Management-Systeme (DMS).